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不容忽视的“立卷和归档” ————与南粤公证新人的谈话之四

2019-07-12 10:16
来源: 南粤公证处
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    如果把公证申请的受理、公证事项的审查、公证文书的写作、公证书的出具等称为公证活动的实体内容的话,公证的立卷和归档,就是公证活动的程序性内容。程序性的操作,当然不如实体部分那样引人关注,但作为公证活动的有机组成部分,其重要性不容忽视。《公证程序规则》第九章专门对"公证登记和立卷归档"作出规定,足以凸显这个环节的重要。
     在受理公证申请后,承办公证员应当随着审查、制作、出证等一系列实体流程的推进,同步进行登记、立卷和归档等程序性的操作。承办公证员应当根据公证活动的每一步进程,依次收集、整理、标记、排列、留存、保管各类证明材料、谈话笔录、工作记录、检验报告、鉴定意见等文书和涉案物品,使它们能够形成证据链条,有序地呈现出办证操作的先后顺序和逻辑思路,并且符合公证档案的管理规范。
    有经验的公证人,能够实现公证活动实体性操作和程序性操作的高质量结合。查阅其经手的案卷,能够根据案卷材料呈现的信息,清晰地倒推出之前发生的办证流程和操作场景,能够根据案卷信息了解公证人对于法律适用的选择理由和对于事实认定的判断依据,并且能够判断出公证人在办证过程是否履行了勤勉尽责的审查义务。
    在本处的案卷质量检查过程中,可以很明显地发现,执业时间较长的公证人员,归档案卷的质量更有保证。而新人们经手的案卷,出具的公证文书虽然没有错误,但归档的材料罗列混乱,收集无序,关键证据单薄,不重要的枝节部分
大量重复举证等情况屡见不鲜。产生问题的根源在于:没有对公证案卷的立卷和归档进行预先规划和整体设计。一份随意拼凑成的案卷和一份经过统筹规划过的案卷,在质检过程中会高下立判。
    立卷和归档不容忽视,我的建议如下:
    1、一定要认识到,出具公证书并不是公证活动的全部内容,公证书的出具也并不意味着全部公证流程的完结。那种认为公证书一旦发出,任务就已经完成,下面的事情交给档案员处理就可以了的想法,必须纠正;
    2、办证过程中要注意掌握实体性操作和程序性操作的平衡,既不要重实体而轻程序,也不要重程序而轻实体;
    3、一开始就要有意识地训练公证案卷规划的整体思维,一开始就要养成良好的操作习惯;
    4、后补材料及时补齐,结案卷宗及时归档,杜绝出现办证材料甚至公证案卷遗失、毁损、灭失的情况。
    值得重点指出的是,规范的立卷和归档,不但能够固化和外化公证实体操作的流程以保证公证质量,不但能够形成完备可靠的公证档案数据以供研究和利用,更为重要的是,规范的立卷和归档,也是公证人员自我保护和防范风险的重要手段。
    在公证复查、投诉和诉讼的过程中,公证案卷往往是最为关键甚至是唯一的证据。公证人员有没有尽到必要的审查义务,办证过程中有无过错,公证机构和公证人员需不需要担责,公证案卷中呈现出来的信息将作为判断和裁定的主要依据。在这个过程中,一本经过合理设计、规范立卷,及时归档、保管完善的公证案卷档案,对于洗脱投诉人加诸于公证人员身上的恶名,用脚趾头想一想都知道有多重要!

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